Будь-яка державна установа в процесі діяльності неминуче "обростає" різноманітними документами. Тому з часом гори паперу та навіть їх віртуальні аналоги потрібно кудись подіти: якісь із них – архівувати, а інші – знищити.

9 листопада Центральна виборча комісія передала до Центрального державного органу архіву вищих органів влади та управління України 972 справ, з них 789 справ безпосередньо виборчої документації з місцевих виборів 2020 року та 183 справ з питань діяльності Служби розпорядника Державного реєстру виборців. Розповідаємо, що це за документи та навіщо їх передавати.

Після офіційного оприлюднення результатів виборів виборчі комісії передають виборчу та іншу документацію до архівних установ згідно зі статтею 73 Виборчого кодексу України.

Документи ДВК передаються до архівної установи через відповідну ОВК чи ТВК, а документи ДВК закордонних виборчих дільниць – через Центральну виборчу комісію.

Після завершення підрахунку голосів виборців та складання протоколів ДВК невідкладно доставляє до окружної чи територіальної виборчої комісії пакети з протоколами, виборчими бюлетенями, контрольними талонами виборчих бюлетенів і предметами, списками виборців, а також окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією.

Зберіганню в державних та місцевих архівних установах підлягають:

1) протоколи ДВК про підрахунок голосів виборців на виборчих округах;

2) протоколи ОВК та ТВК про підсумки голосування у виборчому окрузі;

3) протоколи комісій про результати місцевих виборів, про результати голосування, про повторний підрахунок голосів виборців;

4) протоколи засідань комісій з відповідними додатками;

5) рішення ОВК про утворення ДВК, внесення змін до їх складу;

6) рішення ТВК про утворення територіальних виборчих комісій, утворення ДВК, внесення змін до їх складу;

7) виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів;

8) акти, заяви, скарги про порушення вимог Виборчого кодексу України;

9) фінансові документи окружної, територіальної виборчої комісії (кошториси, плани асигнувань, лімітні довідки, фінансові звіти);

10) фінансові звіти про формування та використання коштів виборчих фондів;

11) первинні бухгалтерські документи тощо.

Справи розподіляються за строками:

– для тимчасового зберігання – до 10 років;

– для тривалого зберігання – понад 10 років;

– для постійного зберігання.

Архівні установи знищують виборчу та іншу документацію, що не підлягає внесенню до Національного архівного фонду, після закінчення строків її зберігання.

Цікаво, що документи з кадрових питань зберігаються 75 років. Тому кожен громадянин, який брав участь у роботі виборчих комісій, може звертатися до відповідних архівних установ з клопотанням чи зверненням, аби йому надали відповідну інформацію про оплату праці під час виконання повноважень члена відповідної виборчої комісії.

Центральна виборча комісія збирає всі документи, що підлягають передачі до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України, проводить експертизу і опис та формує у справи. Ця документація зберігається так само, як акти Верховної Ради або Кабінету Міністрів.

Фактично кожна справа – це великий стос документів, де представлені всі рішення щодо підготовки та проведення конкретних виборів. Наприклад, постанова ЦВК про формування складу територіальних виборчих комісій у 2020 році містить 463 томи, а обсяг одного тому – близько 250 аркушів. Після накопичення документів постійного зберігання документи передаються до Центрального державного органу архіву вищих органів влади та управління України.

Пресслужба
Секретаріату Комісії